»» Nội dung bài viết:
Phong cách ngôn ngữ hành chính
I. Ngôn ngữ hành chính là gì?
1. Tìm hiểu văn bản:
a) Các văn bản cùng loại với 3 văn bản trên:
+ Văn bản 1 là nghị định của Chính phủ (Ban hành điều lệ bảo hiểm y tế). Gần với nghị định là các văn bản khác của các cơ quan Nhà nước (hoặc tổ chức chính trị, xã hội) như: thông tư, thông cáo, chỉ thị, quyết định, pháp lệnh, nghị quyết,…
+ Văn bản 2 là giấy chứng nhận của thủ trưởng một cơ quan Nhà nước (Giấy chứng nhận tốt nghiệp THPT – tạm thời). Gần với giấy chứng nhận là các loại băn bản như: văn bằng, chứng chỉ, giấy khai sinh,…
+ Văn bản 3 là đơn của một công dân gửi một cơ quan Nhà nước hay do Nhà nước quản lí (Đơn xin học nghề). Gần với đơn là các loại văn bản khác như: bản khai, báo cáo, biên bản,…
b) Điểm giống nhau và khác nhau giữa các văn bản:
+ Giống nhau: Các văn bản đều có tính pháp lí, là cơ sở để giải quyết những vấn đề mang tính hành chính, công vụ.
+ Mỗi loại văn bản thuộc phạm vi, quyền hạn khác nhau, đối tượng thực hiện khác nhau.
2. Ngôn ngữ hành chính trong văn bản hành chính:
+ Về trình bày, kết cấu: Các văn bản đều được trình bày thống nhất. Mỗi văn bản thường gồm 3 phần theo một khuôn mẫu nhất định:
– Phần đầu: các tiêu mục của văn bản.
– Phần chính: nội dung văn bản.
– Phần cuối: các thủ tục cần thiết (thời gian, địa điểm, chữ kí,…).
+ Về từ ngữ: Văn bản hành chính sử dụng những từ ngữ toàn dân một cách chính xác. Ngoài ra, có một lớp từ ngữ hành chính được sử dụng với tần số cao (căn cứ…, được sự ủy nhiệm của…, tại công văn số…, nay quyết định, chịu quyết định, chịu trách nhiệm thi hành quyết định, có hiệu lực từ ngày…, xin cam đoan…
+ Về câu văn: có những văn bản tuy dài nhưng chỉ là kết cấu của một câu (Chính phủ căn cứ…. Quyết định: điều 1, 2, 3,…). Mỗi ý quan trọng thường được tách ra và xuống dòng, viết hoa đầu dòng.
VD:
Tôi tên là:…
Sinh ngày:…
Nơi sinh:…
Nhìn chung, văn bản hành chính cần chính xác bởi vì đa số đều có giá trị pháp lí. Mỗi câu, chữ, con số dấu chấm dấu phẩy đều phải chính xác để khỏi gây phiền phức về sau. Ngôn ngữ hành chính không phải là ngôn ngữ biểu cảm nên các từ ngữ biểu cảm hạn chế sử dụng. Tuy nhiên, văn bản hành chính cần sự trang trọng nên thường sử dụng những từ Hán- Việt.
3. Ngôn ngữ hành chính là gì?
Ngôn ngữ hành chính là ngôn ngữ dùng trong các văn bản hành chính để giao tiếp trong phạm vi các cơ quan Nhà nước hay các tổ chức chính trị, xã hội (gọi chung là cơ quan), hoặc giữa cơ quan với người dân và giữa người dân với cơ quan, hay giữa những người dân với nhau trên cơ sở pháp lí.
II. Đặc trưng của phong cách ngôn ngữ hành chính.
1. Tính khuôn mẫu.
Tính khuôn mẫu thể hiện ở kết cấu 3 phần thống nhất:
a) Phần mở đầu gồm:
+ Quốc hiệu và tiêu ngữ.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
+ Địa điểm, thời gian ban hành văn bản.
+ Tên văn bản- mục tiêu văn bản.
b) Phần chính: nội dung văn bản.
c) Phần cuối:
+ Địa điểm, thời gian (nếu chưa đặt ở phần đầu).
+ Chữ kí và dấu (nếu có thẩm quyền).
* Chú ý:
+ Nếu là đơn từ, kê khai thì phần cuối nhất thiết phải có chữ kí, họ tên đầy đủ của người làm đơn hoặc người khai.
+ Kết cấu 3 phần có thể “xê dịch” một vài điểm nhỏ tùy thuộc vào những loại văn bản khác nhau, song nhìn chung đều mang tính khuôn mẫu thống nhất.
2. Tính minh xác.
Tính minh xác thể hiện ở:
+ Mỗi từ chỉ có một nghĩa, mỗi câu chỉ có một ý. Tính chính xác về ngôn từ đòi hỏi đến từng dấu chấm, dấu phẩy, con số, ngày tháng, chữ kí,…
+ Văn bản hành chính không được dùng từ địa phương, từ khẩu ngữ, không dùng các biện pháp tu từ hoặc lối biểu đạt hàm ý, không xóa bỏ, thay đổi, sửa chữa.
- Chú ý:
– Văn bản hành chính cần đảm bảo tính minh xác bởi vì văn bản được viết ra chủ yếu để thực thi. Ngôn từ chính là “chứng tích pháp lí”.
VD: Nếu văn bằng mà không chính xác về gày sinh, họ, tên, đệm, quê,… thì bị coi như không hợp lệ (không phải của mình).
– Trong xã hội vẫn có hiện tượng mạo chữ kí, làm dấu giả để làm các giấy tờ giả: bằng giả, chứng minh thư giả, hợp đồng giả,
3. Tính công vụ.
Tính công vụ thể hiện ở:
+ Hạn chế tối đa những biểu đạt tình cảm cá nhân.
+ Các từ ngữ biểu cảm nếu dùng cũng chỉ mang tính ước lệ, khuôn mẫu.
VD: kính chuyển, kính mong, trân trọng kính mời,…
+ Trong đơn từ của cá nhân, người ta chú trọng đến những từ ngữ biểu ý hơn là các từ ngữ biểu cảm.
VD: trong đơn xin nghỉ học, xác nhận của cha mẹ, bệnh viện có giá trị hơn những lời trình bày có cảm xúc để được thông cảm.
II. Luyện tập.
1. Bài tập 1: Một số loại văn bản hành chính thường liên quan đến công việc học tập trong nhà trường: Đơn xin nghỉ học, Biên bản sinh hoạt lớp, Đơn xin vào Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Giấy chứng nhận, Sơ yếu lí lịch, Bằng tốt nghiệp THCS, Giấy khai sinh, Học bạ, Giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10, Bản cam kết…, Giấp mời họp,…
2. Bài tập 2: Những đặc điểm tiêu biểu:
+ Trình bày văn bản: 3 phần
– Phần đầu gồm: tên hiệu nước, tên cơ quan ra quyết định, số quyết định, ngày… tháng… năm…, tên quyết định.
– Phần chính: Bộ trưởng… căn cứ… theo đề nghị… quyết định: điều 1…, điều 2…, điều 3…
– Phần cuối: người kí (kí tên đóng dấu), nơi nhận.
+ Từ ngữ: dùng những từ ngữ hành chính (quyết định về việc…, căn cứ nghị định…, theo đề nghị của,… quyết định, ban hành kèm theo quyết định, quy định trong chỉ thị, quyết định có hiệu lực, chịu trách nhiệm thi hành quyết định,…
+ Câu: sử dụng câu văn hành chính (toàn bộ phần nội dung chỉ có một câu).
3. Bài tập 3: Yêu cầu của biên bản một cuộc họp: chính xác về thời gian, địa điểm, thành phần. Nọi dung cuộc họp cần ghi vắn tắt nhưng rõ ràng. Cuối biên bản cần có chữ kí của chủ tọa và thư kí cuộc họp.
4. Bài tập 4: Yêu cầu của đơn xin gia nhập Đoàn TNCS Hồ Chí Minh:
+ Tiêu đề.
+ Kính gửi (Đoàn cấp trên).
+ Lí do xin gia nhập Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
+ Những cam kết.
+ Địa điểm, ngày… tháng… năm…
+ Người viết kí và ghi rõ họ tên.
